Jelenleg egy kihívásokkal teli időszakot élünk meg, amely azt eredményezi, hogy szinte minden vállalat életében eljön az a pont, amikor számba veszik hogyan tudnák növelni alkalmazottaik termelékenységét és a munkafolyamatok hatékonyságát a fenntarthatóság és a profitabilitás érdekében. Az egyik eszköz, amely segíthet e célok elérésében, sokak számára már eleve adott, és nem is sejtik, hogy milyen kincsesbánya van a birtokukban.
Ebben a cikkben megvizsgáljuk a Microsoft 365 rejtett értékeit, és hogy hogyan tudjuk maximálisan kihasználni az átfogó felhőszolgáltatás-csomagban rejlő lehetőségeket.
Mi az a Microsoft 365?
Mielőtt belemerülnénk a Microsoft 365 rejtett értékeibe, vessünk egy pillantást arra, hogy mit takar ez a szolgáltatás. A Microsoft 365 egy előfizetésen alapuló felhőmegoldás, amely számos alkalmazást és produktivitási megoldást tartalmaz, beleértve a sokak által ismert Microsoft Office-t.
A szolgáltatás különböző csomagokban érhető el, amelyek mindegyike a különböző típusú vállalkozások igényeihez igazodik. A Microsoft 365 talán legismertebb alkalmazásai közé tartoznak:
- Word: Szövegszerkesztő alkalmazás, amely lehetővé teszi dokumentumok létrehozását és szerkesztését.
- Excel: Táblázatkezelő alkalmazás, amely lehetővé teszi az adatok rendszerezését és elemzését.
- PowerPoint: Prezentációs alkalmazás, amely segít professzionális megjelenésű diavetítések létrehozásában.
- Outlook: E-mail- és naptáralkalmazás, amely lehetővé teszi a kommunikáció és az ütemezés kezelését.
- OneDrive: Felhőalapú tárolási szolgáltatás, amely lehetővé teszi a fájlok tárolását és elérését bárhonnan.
- OneNote: Jegyzetkészítő alkalmazás, amely segít az ötletek rögzítésében és rendszerezésében.
- Teams: Együttműködési és kommunikációs platform, amely lehetővé teszi a csevegést, a fájlok megosztását és a csapattal való valós idejű együttműködést.
A Microsoft 365 rejtett értéke: fokozott hatékonyság a munkáltatók számára
Vessünk egy pillantást a szolgáltatáscsomag rejtett értékeire, és arra, hogy hogyan hozhatnak azok igazi reformokat már a legkisebb vállalkozások életében is különösebb anyagi invesztíció nélkül.
1. Együttműködés és kommunikáció
A Microsoft 365 egyik legfontosabb előnye, hogy megkönnyíti a csapattagok közötti együttműködést és kommunikációt. Az olyan eszközökkel, mint a Teams, virtuális munkaterületet hozhat létre, ahol az alkalmazottak cseveghetnek, fájlokat oszthatnak meg, és valós időben dolgozhatnak együtt projekteken.
Ezzel időt takaríthat meg és javíthatja a hatékonyságot, mivel nincs szükség személyes találkozókra vagy hosszú e-mail-láncokra.
2. Áramvonalasított munkafolyamatok
A Microsoft 365 számos olyan alkalmazást és szolgáltatást tartalmaz, amelyek egyszerűsíthetik vállalkozása munkafolyamatait. A OneNote segítségével például digitális jegyzetfüzeteket hozhat létre a feladatok, ötletek és jegyzetek rendszerezéséhez és kezeléséhez. Az Excel segítségével táblázatokat hozhat létre és oszthat meg az adatok nyomon követéséhez és elemzéséhez, melyet online egyszerre több ember is szerkeszthet. A PowerPoint segítségével pedig professzionális megjelenésű prezentációkat készíthet ügyféltalálkozókhoz vagy belső prezentációkhoz. Ezen eszközök használatával egyszerűsítheti vállalkozása folyamatait és javíthatja a termelékenységet.
3. Hozzáférhetőség bárhol, bármikor
A Microsoft 365 egyik rejtett értéke, hogy bárhonnan, bármilyen eszközről hozzáférést biztosít a vállalkozás alkalmazásaihoz és adataihoz. Ez különösen hasznos lehet azoknak az alkalmazottaknak, akiknek távolról vagy útközben kell dolgozniuk. A szolgáltatás mobilalkalmazásaival elérheti fájljait, kommunikálhat csapatával, és produktív maradhat akár útközben van, akár otthonról dolgozik.
4. Adatvizualizáció és elemzés
A mai adatközpontú világban fontos, hogy a vállalkozások értelmezni tudják adataikat, és megalapozott döntéseket hozhassanak. A Microsoft 365 számos olyan eszközt tartalmaz, amelyek segíthetnek ebben. Az olyan eszközökkel, mint a Power BI, interaktív irányítópultokat és jelentéseket hozhatunk létre, amelyek segítenek az adatok megjelenítésében, valamint a trendek és minták azonosításában. Az Excel adatelemzési és vizualizációs szolgáltatásaival olyan diagramokat és grafikonokat is készíthet, amelyek segítenek megérteni adatait, és közölni eredményeit másokkal. Ezen eszközök kihasználásával értékes betekintést nyerhet vállalkozása teljesítményébe, és olyan adatvezérelt döntéseket hozhat, amelyek növelhetik a hatékonyságot.
5. Testreszabhatóság és integráció
A Microsoft 365 másik rejtett értéke a magas szintű testreszabhatóság és integráció. Kiválaszthatja a vállalkozása igényeinek leginkább megfelelő alkalmazásokat és szolgáltatásokat, és szükség szerint hozzáadhat további funkciókat. A Microsoft 365-öt integrálhatja a vállalkozása által használt egyéb eszközökkel és rendszerekkel is, például ügyfélkapcsolat-kezelési (CRM) rendszerekkel vagy projektmenedzsment szoftverekkel. Ezzel egyszerűsítheti vállalkozása folyamatait, és hatékonyabban dolgozhat.
6. Automatizálás és egyedi alkalmazások
A Microsoft Power Platform részeként elérhető Power Automate szolgáltatás egy hatékony és rugalmas eszköz, mellyel a munkát lassító, sokszor manuális tevékenységeket modellezhetjük és válthatjuk ki automatizmusok révén akár magunk is, professzionális fejlesztői szaktudás igénybevétele nélkül. Emellett érdemes kiemelni a Power Apps “low-code/no-code” alkalmazást is, mellyel lehetségessé válik gyorsan és egyszerűen megoldásokat építeni olyan helyzetekben, amikor jól ismerjük a problémákat és eszközt keresünk arra, hogy ezeket saját magunk oldhassuk meg egyedi üzleti alkalmazásokkal.
7. Biztonság és megfelelőség
Fontos annak biztosítása is, hogy vállalkozás adatai biztonságban legyenek, és megfeleljenek a vonatkozó törvényeknek és előírásoknak. A Microsoft 365 számos biztonsági és megfelelőségi eszközt tartalmaz, amelyek segíthetnek megvédeni egy vállalkozás adatait és megfelelni a szabályozási követelményeknek. Használhatja például az adatvesztés-megelőzési (DLP) és jogosultságkezelési funkciókat, hogy megakadályozza az érzékeny információkhoz való jogosulatlan hozzáférést, míg a szolgáltatás adatkezelési eszközeit arra, hogy biztosítsa, hogy céges adatait a vonatkozó törvényeknek és előírásoknak megfelelően kezeljék. Ezen eszközökkel hozzájárulhat vállalkozása adatainak védelméhez, és csökkentheti az adatszivárgások és más biztonsági incidensek kockázatát.
8. Alkalmazotti élmény növelése
A munkakörnyezetek modernizációja és az alkalmazotti élmény minőségének javítása stratégiai fontosságú minden vállalat számára. A kapcsolattartás, a céges kultúra építése, valamint az alkalmazottak kompetenciafejlesztése és mentális jóléte a cég sikerének a kulcsa. A Home Office korában azonban komoly kérdés, hogy hogyan tartsuk fenn az emberi kapcsolatainkat egymás közt, s hogyan tartsuk a távoli munkát végző kollégákat a céges információáramlásban. A Microsoft Viva szolgáltatásai erre adnak megoldást.
Összefoglalva, a Microsoft 365 egy átfogó csomag, amely segíthet növelni a vállalatok működési hatékonyságát. Az együttműködést és kommunikációt elősegítő, a munkafolyamatokat egyszerűsítő, mobil hozzáférést biztosító és sok más alkalmazással és szolgáltatással a Microsoft 365 felbecsülhetetlen értékű eszköz a működésük javítására törekvő vállalkozások számára. Az M365 rejtett értékeinek kiaknázásával elősegíthetők az alkalmazottak hatékonyabb munkája és a vállalkozás sikerei.
Kihívások a modern technológiák implementálásban
A fentiekkel ellentétben a gyakorlat azonban sokszor nem ilyen egyszerű. A korábbi hasonlatnál maradva: az aranybánya adott, még a szükséges eszközök is rendelkezésre állnak a kitermeléséhez, mégis elakad a termelés. Hogyan lehetséges ezt? Úgy, hogy sok vállalatnál, ha a hozzáértők el is végzik a vállalati infrastruktúra felhőbe költöztetését és rendelkezésre állnak a Microsoft 365 szolgáltatásai, elmarad az átállással járó adaptációs program véghezvitele.
A modernizációt támogató vezetői csapatnak egy átfogó változásmenedzsment program végrehajtására van szüksége, mely körültekintő tervezést és komoly stratégiai, kommunikációs, tudástranszfer és platform technológiai adaptációs támogatást igényel.
Éppen ezért jött létre a HRP Consulting üzletága, melynek célja, hogy évtizedes szakértői és tanácsadói gyakorlattal a háta mögött, ne csak tanácsot adjon, de részt vállaljon a hazai cégek digitális transzformációjában, mely modern munkakörnyezeteket, digitalizált és adatvezérelt működést és mindezek felett jövőt álló, produktív munkakörnyezeteket ad mindenkinek.
A HRP Consulting tanácsadói segítséget nyújthatnak egy átgondolt adaptációs program kialakításában. Munkájuk folyamán figyelembe veszik az alkalmazottak közötti generációs és szokásbeli különbségeket, új alapokra helyezik a hibrid munkavégzést, közvetlen támogatást adnak az innovatív dolgokat könnyedén befogadó alkalmazottaknak, de és persze figyelnek a változásokkal járó természetes ellenállás kezelésére is.
Mindehhez összetett szakértelemre, emberközpontú ismeretátadásra és komoly technológiai múltra van szükség, melyet a HRP Consulting üzletág örömmel biztosít az Ön cége számára is.
Kérjen ingyenes 30 perces tanácsadást kötelezettségek nélkül!
